Jak poświadczyć zgodność kopii z okazanym dokumentem?

Poświadczenie zgodności kopii z oryginałem, czyli tzw. kopia wierzytelna, umożliwia posługiwanie się dokumentem w kilku miejscach (instytucjach) jednocześnie. Kiedy jest to potrzebne? Na przykład gdy maturzysta chce ubiegać się o miejsca na kilku kierunkach studiów, a dysponuje wyłącznie dwoma egzemplarzami świadectwa dojrzałości. Kopia wierzytelna pozwoli mu złożyć komplet wymaganych dokumentów na kolejną uczelnię.

Poświadczenie zgodności kopii dokumentu z okazanym oryginałem nazywamy uwierzytelnieniem. Kopia wierzytelna jest dokładnym odtworzeniem dokumentu i można posługiwać się nią jak oryginałem.

Jak uzyskać poświadczenie zgodności kopii z oryginałem?

Aby uzyskać poświadczenie zgodności kopii z okazanym dokumentem, należy udać się do kancelarii notarialnej. Prawnik wykona kserokopię oryginalnego dokumentu, a następnie poświadczy jej zgodność z oryginałem właściwą notatką, swoim podpisem oraz pieczęcią. Sporządzony przez notariusza odpis ma moc prawną oryginału, w związku z czym można posługiwać się nim tak, jak oryginalnym dokumentem.

WAŻNE! Oprócz oryginalnego dokumentu do kancelarii notarialnej należy przynieść również ważny dowód tożsamości. Za poświadczenie zgodności z oryginałem pobierana jest taksa notarialna (6 zł + 23% VAT za stronę).

Poświadczenia dokumentów urzędowych i nie tylko

W Kancelarii Notarialnej Irena Antkowiak w Poznaniu najczęściej sporządzane są odpisy dokumentów urzędowych (m.in. dyplomów, świadectw, decyzji administracyjnych, wyroków sądowych, wpisów do KRS), ale można też poświadczyć zgodność dokumentów prywatnych – stanowiących dowód tego, że osoba, która dokument podpisała, złożyła oświadczenie o zawartej w nim treści, a więc np. faktur. Takie dokumenty nie zyskują wtedy mocy dokumentów urzędowych; notarialne poświadczenie zgodności w takim przypadku polega wyłącznie na stwierdzeniu, że kopia jest dokładnym odzwierciedleniem oryginału.

Poświadczenie zgodności odpisu czy wyciągu z oryginału?

W sytuacji, gdy kopia odzwierciedla całą treść oryginału, mówimy o odpisie. Jeśli Klient nie potrzebuje kopii wierzytelnej całego dokumentu, może poprosić o poświadczenie zgodności z oryginałem wyciągu. W takich przypadkach notariusz stwierdza, że wyciąg odpowiada niektórym elementom treści oryginału. Zarówno w przypadku odpisu, jak i wyciągu, kserokopie powinny być wykonane w kancelarii.

Jeśli w oryginale dokumentu znajdują się jakiekolwiek poprawki, dopiski, znaki wodne bądź ma on inne cechy szczególne, notariusz powinien stwierdzić ich obecność w klauzuli poświadczeniowej.